Digitalisierung, KI, Fachkräftemangel, 18 Fragen, die sich Unternehmer gerade wirklich stellen

Wir führen jede Woche Erstgespräche mit Geschäftsführern und Inhabern aus Österreich, Deutschland und der Schweiz. Unternehmen mit 5 bis 80 Mitarbeitern, oft im Handel, in der Produktion oder im Dienstleistungsbereich.

Die Fragen, die dabei aufkommen, ähneln sich erstaunlich oft. Deshalb haben wir die 18 häufigsten gesammelt, und beantworten sie hier so, wie wir es auch im Gespräch tun würden: direkt, ehrlich und ohne Modewörter.

KI und Automatisierung

1. Alle reden von KI, bringt mir das wirklich etwas?

Kurze Antwort: Kommt drauf an. Längere Antwort: KI ist kein Zauberstab, sondern ein Werkzeug. Und wie bei jedem Werkzeug kommt es darauf an, ob Sie ein passendes Problem dafür haben.

Ein Großhändler, der täglich 200 Kundenanfragen per E-Mail bekommt, kann mit einer intelligenten Vorsortierung Stunden sparen. Ein Installateurbetrieb mit fünf Mitarbeitern braucht vermutlich eher eine saubere Auftragsabwicklung als einen Chatbot.

Wir sagen Ihnen auch, wann KI keinen Sinn ergibt, das spart Ihnen Geld und Enttäuschung.

2. Ich will nicht auf jeden Trend aufspringen, aber auch nichts verpassen.

Das ist eine gesunde Haltung. Die meisten Unternehmen, die wir begleiten, fahren am besten mit einem einfachen Prinzip: Erst die Grundlagen, dann die Extras.

Wenn Ihre Rechnungen noch manuell geschrieben werden und Ihr Lager in einer Excel-Tabelle lebt, ist KI nicht der nächste Schritt, sondern saubere, verbundene Systeme. Erst wenn die Basis stimmt, lohnt es sich, über Automatisierung und intelligente Werkzeuge nachzudenken.

3. Kann Technik unseren Fachkräftemangel auffangen?

Nicht ersetzen, aber abfedern. In Österreich fehlen aktuell über 176.000 Fachkräfte. In Deutschland sind es über 390.000. Als Unternehmen mit 15 oder 30 Mitarbeitern konkurrieren Sie mit Konzernen um dieselben Leute.

Die Frage ist nicht: „Wie finde ich mehr Leute?" Sondern: „Wie mache ich die Leute, die ich habe, so produktiv wie möglich?"

Beispiele, die wir immer wieder umsetzen:

Automatische Rechnungsstellung nach Lieferung, statt manueller Eingabe
Bestellungen aus dem Onlineshop direkt in die Warenwirtschaft, ohne Abtippen
Lagerbestände, die sich automatisch zwischen Shop und System abgleichen

Jede dieser Maßnahmen spart nicht eine Stunde einmalig, sondern jeden Tag.

Orientierung und Überforderung

4. Digitalisierung klingt gut, aber wo soll ich anfangen?

Bei dem Prozess, der Ihnen am meisten Zeit oder Nerven kostet.

Das ist bei fast der Hälfte aller Unternehmen, die wir kennenlernen, die Rechnungsstellung oder die Auftragsabwicklung. Nicht weil es die komplexesten Bereiche sind, sondern weil dort am meisten manuelle Arbeit anfällt.

Unser Rat: Starten Sie nicht mit einer großen „Digitalisierungsstrategie". Starten Sie mit einem Prozess, der messbar besser werden soll. Wenn das funktioniert, kommt der nächste von alleine.

5. Geht das auch schrittweise, ohne Großprojekt?

Ja. Und es sollte sogar so gehen.

Die gescheiterten Projekte, von denen uns Kunden erzählen, haben fast immer eines gemeinsam: Es sollte alles auf einmal gelöst werden. Neues System, neue Abläufe, neue Schnittstellen, gleichzeitig.

Wir arbeiten in überschaubaren Schritten. Ein typischer erster Schritt dauert vier bis sechs Wochen und löst genau ein konkretes Problem. Danach entscheiden Sie, ob und wie es weitergeht.

6. Woher weiß ich, ob mir ein Berater das Richtige empfiehlt?

Gute Frage, und leider eine berechtigte. Viele Unternehmer haben die Erfahrung gemacht, dass ihnen Lösungen verkauft wurden, die zu groß, zu teuer oder schlicht nicht passend waren.

Ein paar Anhaltspunkte, die helfen:

Nimmt sich jemand Zeit, Ihr Geschäft zu verstehen, oder redet er sofort über Technik?
Wird Ihnen auch mal von etwas abgeraten?
Gibt es eine klare Einschätzung, was der erste Schritt kosten wird, bevor Sie unterschreiben?

Wir verdienen unser Geld nicht damit, möglichst viele Systeme zu verkaufen. Wir verdienen es damit, dass unsere Kunden langfristig mit uns arbeiten. Das funktioniert nur, wenn die Empfehlung stimmt.

Systeme und Schnittstellen

7. Wir haben fünf verschiedene Systeme, die nicht miteinander reden.

Das ist der Normalfall, nicht die Ausnahme. Fast jedes Unternehmen, das wir kennenlernen, hat über die Jahre Lösungen angeschafft: Ein Programm für Rechnungen, eines für die Lagerverwaltung, Excel für Auswertungen, WhatsApp für Kundenanfragen.

Jedes einzelne System war zum Zeitpunkt der Anschaffung sinnvoll. Das Problem entsteht erst, wenn sie nebeneinander existieren, ohne miteinander zu sprechen.

Die Lösung ist meistens nicht alles wegzuwerfen und ein großes System zu kaufen. Sondern: Die bestehenden Systeme dort zu verbinden, wo es den größten Unterschied macht.

8. Meine Mitarbeiter tippen dieselben Daten dreimal ein.

Das ist eines der deutlichsten Zeichen, dass Ihre Systeme nicht verbunden sind. Ein Kunde bestellt im Shop, jemand tippt die Bestellung in die Warenwirtschaft. Dann wird der Lieferschein manuell erstellt. Dann die Rechnung.

Drei Mal dieselben Daten. Drei Mal Fehlerquellen. Und ein Mitarbeiter, der seine Zeit mit Abtippen verbringt statt mit wertschöpfender Arbeit.

Das lässt sich in den meisten Fällen innerhalb weniger Wochen lösen, nicht mit einem neuen System, sondern mit einer sauberen Schnittstelle zwischen den bestehenden.

9. Die Schnittstelle zwischen Shop und Warenwirtschaft macht ständig Probleme.

Das hören wir besonders oft von Unternehmen, die JTL-Wawi, Shopify oder WooCommerce einsetzen. Die Verbindung zwischen Onlineshop und Warenwirtschaft ist einer der fehleranfälligsten Bereiche, doppelte Bestellungen, falsche Lagerbestände, verlorene Kundendaten.

Meistens liegt es nicht am System selbst, sondern daran, dass die Schnittstelle einmal eingerichtet und dann nie gewartet wurde. Systeme verändern sich, Produktkataloge wachsen, neue Zahlungsarten kommen dazu.

Eine Schnittstelle ist kein Einmal-Projekt. Sie braucht regelmäßige Aufmerksamkeit, oder einen Partner, der das im Blick behält.

Rechnungen und Zahlungen

10. Wir schreiben Rechnungen noch manuell, und Kunden zahlen trotzdem spät.

Das eine hängt oft direkt mit dem anderen zusammen. Manuelle Rechnungsstellung bedeutet: Rechnungen gehen später raus, Zahlungserinnerungen werden vergessen, und niemand hat einen Überblick, wer was wann bezahlt hat.

Ein Beispiel aus unserer Arbeit: Ein Handelsunternehmen hat nach jedem Lieferschein manuell Rechnungen erstellt. Wir haben die Rechnungsstellung automatisiert, die Rechnung geht jetzt automatisch raus, sobald die Ware verschickt wird. Das Ergebnis: 80 % bessere Zahlungsquote.

Das ist kein Hexenwerk. Es ist ein Ablauf, der einmal sauber aufgesetzt wird und dann läuft.

11. Die Buchhaltung frisst zu viel Zeit.

Belege sammeln, PDFs zuordnen, Bankbuchungen abgleichen, Umsatzsteuer-Voranmeldung vorbereiten, in vielen Betrieben fließen Stunden pro Woche in Aufgaben, die größtenteils automatisierbar wären.

Mit einer Anbindung an Ihre Buchhaltungssoftware, ob SevDesk, BMD oder ein anderes System, können Rechnungen automatisch erfasst, Belege zugeordnet und Zahlungen abgeglichen werden.

Das spart nicht nur Zeit, sondern reduziert auch Fehler bei der nächsten Prüfung.

Onlineshop und Onlinehandel

12. Wir haben einen Onlineshop, aber er bringt kaum Umsatz.

Die häufigsten Ursachen, die wir sehen:

Falsche Plattform: Der Shop wurde auf einem System aufgebaut, das schnell eingerichtet war, aber nicht mit dem Geschäft mitwächst.
Keine Pflege: Produktfotos aus 2019, Beschreibungen mit Tippfehlern, Preise nicht aktuell.
Kein Zusammenspiel: Der Shop existiert isoliert, keine Verbindung zur Warenwirtschaft, kein automatischer Versand, keine Bestandsanzeige.

Ein Onlineshop ist keine Visitenkarte. Er ist ein Vertriebskanal, und braucht genauso viel Aufmerksamkeit wie Ihr Ladengeschäft oder Ihre Außendienstmannschaft.

13. Unser Shop und unser Lager sind nicht verbunden.

Bestellungen kommen rein, aber Lagerbestände stimmen nicht. Versandetiketten werden manuell erstellt. Rechnungen separat geschrieben. Und wenn Sie nach Deutschland oder in die Schweiz liefern, kommen unterschiedliche Steuersätze und Pfandregelungen dazu.

Wir haben das bei einem Getränkehändler gelöst, der nach Österreich, Deutschland und Bosnien liefert, automatisierte Pfandberechnung, Steueranpassung je Land und Bestellabwicklung direkt aus dem Shop in die Warenwirtschaft. Drei Märkte, ein System.

Warenwirtschaft und Software-Projekte

14. Brauchen wir eine Warenwirtschaft, und wenn ja, welche?

Ob Sie eine Warenwirtschaft brauchen, hängt nicht von Ihrer Unternehmensgröße ab, sondern von Ihrer Komplexität. Wenn Sie regelmäßig einkaufen, lagern und verkaufen, hilft Ihnen ein solches System, sofern es zu Ihrer Größe passt.

Das Problem: Viele Systeme am Markt wurden für Unternehmen mit 200+ Mitarbeitern entwickelt. Sie sind technisch mächtig, aber im Alltag eines 20-Personen-Betriebs überdimensioniert, teuer in der Anpassung und frustrierend in der Bedienung.

Die richtige Frage ist nicht „Welches System ist das beste?", sondern: „Welches System passt zu unserer tatsächlichen Arbeitsweise?"

15. Unser letztes Software-Projekt ist gescheitert.

Das hören wir öfter, als man denken würde. Die häufigsten Gründe:

Zu viel auf einmal: Das neue System sollte alle Probleme gleichzeitig lösen.
Unrealistische Zeitplanung: Drei Monate für etwas, das realistisch neun braucht.
Keine klare Verantwortlichkeit: Zu viele Abteilungen reden mit, niemand entscheidet.
Zu wenig Prozessanalyse: Das System wurde gekauft, bevor die eigenen Abläufe verstanden waren.

Software-Projekte scheitern selten an der Software. Sie scheitern an Organisation und Erwartungen. Deshalb starten wir jedes Projekt mit einer ehrlichen Analyse: Was läuft heute wie, und was davon muss sich wirklich ändern?

Vorschriften und Regelungen

16. Sind wir bei der DSGVO auf der sicheren Seite?

Für viele Unternehmer fühlt sich die Datenschutz-Grundverordnung an wie ein Minenfeld. In Österreich wurden allein 2025 Strafen in Höhe von rund 45 Millionen Euro verhängt. Ab 2026 prüfen Behörden proaktiv, nicht erst nach Beschwerden.

Die gute Nachricht: Für die meisten Unternehmen sind die Anforderungen überschaubar, wenn man sie einmal sauber aufsetzt. Datenschutzerklärung, Verarbeitungsverzeichnis, technische Schutzmaßnahmen, das ist kein laufendes Großprojekt, sondern einmalige Arbeit mit gelegentlicher Aktualisierung.

Wichtig ist, dass Ihre Systeme dabei mitspielen: Wo werden Kundendaten gespeichert? Wer hat Zugriff? Können Sie Daten löschen, wenn ein Kunde das verlangt?

17. Registrierkasse, RKSV, E-Rechnung, die Vorschriften ändern sich ständig.

In Österreich gilt die Registrierkassenpflicht für Betriebe ab 15.000 Euro Jahresumsatz mit mehr als 7.500 Euro Barumsatz. Das Kassensystem muss manipulationssicher sein und den RKSV-Vorgaben entsprechen. Bei Verstößen drohen bis zu 5.000 Euro Strafe, und die Finanzbehörde darf Ihren Umsatz schätzen, wenn Aufzeichnungen fehlen.

Dazu kommt die E-Rechnung: In Deutschland seit Januar 2025 Pflicht im B2B-Bereich. In Österreich noch nicht verpflichtend, aber durch die EU-Richtlinie absehbar.

Wir können keine Steuerberatung ersetzen. Aber wir sorgen dafür, dass Ihre technischen Systeme das abbilden, was gesetzlich gefordert ist, und dass Sie nicht jedes Jahr von Neuregelungen überrascht werden.

Mitarbeiter und Veränderung

18. Meine Mitarbeiter wehren sich gegen neue Software.

Das ist normal. Und meistens kein Zeichen von Sturheit, sondern von schlechten Erfahrungen. Viele Mitarbeiter wurden schon einmal mit einem System konfrontiert, das angeblich „alles besser" machen sollte und dann drei Monate lang für Chaos sorgte.

Was hilft:

Klein anfangen: Nicht alles auf einmal umstellen, sondern einen Bereich nach dem anderen.
Echte Daten verwenden: Schulungen mit Testdaten fühlen sich abstrakt an. Arbeiten Sie vom ersten Tag mit echten Aufträgen und Kunden.
Zuhören: Die Mitarbeiter, die einen Prozess seit Jahren ausführen, wissen am besten, wo die Probleme liegen. Beziehen Sie sie ein, statt ihnen eine fertige Lösung vorzusetzen.

Die beste Software bringt nichts, wenn sie niemand nutzt. Akzeptanz ist genauso wichtig wie Funktionalität.

Fazit

Wenn Sie sich in einer dieser Fragen wiedererkennen, sind Sie nicht allein, und vor allem nicht zu spät dran. Die meisten Unternehmen, die wir begleiten, starten nicht bei null. Sie starten bei „wir wissen, dass etwas besser laufen muss, aber nicht genau was".

Genau dafür ist ein erstes Gespräch da: Gemeinsam schauen, wo Sie stehen, was Priorität hat und ob wir der richtige Partner dafür sind.

Kein Verkaufsgespräch. Kein technisches Kauderwelsch. Einfach ein ehrliches Gespräch unter Unternehmern.

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